Iedere werkgever is wettelijk verplicht om personeelsdossiers over zijn of haar werknemers bij te houden. In een personeelsdossier staat wat de gemaakte afspraken zijn tussen werkgever en werknemer, hoe medewerkers functioneren en wat er eventueel beter kan. Je moet wel rekening houden met de privacywet (AVG) en de privacy van je werknemers. Je mag dus alleen noodzakelijke gegevens vastleggen in dit dossier.
Welke gegevens verplicht zijn om op te nemen in het dossier en welke gegevens je juist niet mag opnemen, zetten we hieronder voor je op een rijtje.
Wat staat er in het personeelsdossier?
Dit mag er ook in
Dit mag niet in het personeelsdossier
De voordelen van een personeelsdossier
Wettelijke bewaartermijn
Wie heeft toegang tot het personeelsdossier?
Wat staat er in het personeelsdossier?
Om bij het begin te beginnen: iedere werkgever is wettelijk verplicht om een personeelsdossier bij te houden. Het is daarom belangrijk om deze dossiers goed op orde te hebben. De volgende dingen zijn verplicht om op te nemen in een personeelsdossier:
- Een getekende arbeidsovereenkomst en alle bijbehorende bijlagen
- NAW-gegevens en een kopie van het ID-bewijs
- De getekende loonbelastingverklaring
- Verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken
Dit mag er ook in
Naast de verplichte gegevens, mag je ook een aantal andere dingen toevoegen aan het personeelsdossier:
- Diploma’s en certificaten
- Een verzuimboekhouding, zoals het ziekteverzuimprotocol en hoe vaak de werknemer afwezig is vanwege ziekte
- Informatie over promoties of demoties
- Werkaantekeningen van leidinggevenden
- Verklaring omtrent gedrag (VOG)
- Eventuele werkvergunning of verblijfsvergunning
- Gevolgde cursussen en opleidingen
- Studie(kosten)overeenkomsten
- Correspondentie met of over de werknemer
Dit mag niet in het personeelsdossier
Je mag geen informatie in het dossier zetten over iemands:
- Ras
- Politieke voorkeur
- Seksuele geaardheid
- Geloofsovertuiging
- Lidmaatschap bij een vakvereniging
- Strafrechtelijke gegevens, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn voor het beschermen van de belangen van de werkgever
- Gezondheid of medische gegevens
De voordelen van een goed personeelsdossier
Een personeelsdossier is een noodzakelijk naslagwerk voor de werknemer, leidinggevende en werkgever. Met name tijdens ziekte, arbeidsconflicten of bij een ontslag is een actueel personeelsdossier onmisbaar. Met een volledig personeelsdossier kun je je keuze als werkgever onderbouwen en voorkom je discussies met personeel.
Niet geheel onbelangrijk: het risico op een boete van de Belastingdienst wordt aanzienlijk kleiner. Wist je dat je een verzuimboete kunt krijgen als je niet voldoet aan de identificatieplicht voor personeel? De Belastingdienst kan namelijk personeelsdossiers opvragen als routine-onderzoek om te controleren of ze goed worden bijgehouden.
Wettelijke bewaartermijn
Zolang een werknemer in dienst is, vul je het personeelsdossier aan met nieuwe informatie. Het personeelsdossier bewaar je zolang de werknemer in dienst is. Gegevens die niet meer belangrijk zijn, zoals een adreswijziging of een afgehandelde klacht, mag je gewoon verwijderen. Als een werknemer uit dienst gaat moet je het personeelsdossier overigens nog steeds bewaren: tot wel zeven jaar na beëindiging van het dienstverband!
Sommige informatie mag je wel direct verwijderen, zoals documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn. Denk hierbij aan documenten over de ziektekostenverzekering of gevolgde opleidingen. Voor sommige gegevens is er een bewaartermijn van 1 of 2 jaar. En voor andere gegevens is er een bewaartermijn van 5 of 7 jaar. Hieronder zetten we ze voor je op een rijtje.
Bewaren tot 1 jaar na uitdiensttreding
- Curriculum vitae (cv)
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Assessments
Wist je dat… als je een sollicitant niet hebt aangenomen, je deze documenten binnen vier weken moet vernietigen? Tenzij de sollicitant er akkoord mee gaat dat je de gegevens langer bewaart, voor bijvoorbeeld een nieuwe vacature die later verschijnt.
Bewaren tot 2 jaar na uitdiensttreding
- De arbeidsovereenkomst met alle wijzigingen
- Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
- Ingevuld formulier functioneringsgesprek
- Ingevuld beoordelingsformulier
- Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter (bij ziekte)
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
- Verslagen over probleemsituaties inclusief financiële problemen
Bewaren tot 5 jaar na uitdiensttreding
- Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
Bewaren tot 7 jaar na uitdiensttreding
- NAW-gegevens
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden, met eventueel aanvullende arbeids- en salarisafspraken
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
Wie heeft toegang tot het personeelsdossier?
Naast de werknemer hebben alle personen voor wie deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen toegang tot het dossier. Denk hierbij aan de directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken. De werknemer heeft het recht om te weten welke informatie er precies in het personeelsdossier staat, en mag eisen dat feitelijk onjuiste informatie wordt verwijderd of aangepast.
Meer informatie over het personeelsdossier of vragen? Neem contact op met onze medewerkers.
