Voorkom boetes

Juli 2025

Dit zijn de 5 grootste valkuilen in personeelsadministratie

Een goede personeelsadministratie is niet alleen een kwestie van nette dossiers. Het gaat ook om voldoen aan wettelijke regels, zorgen voor juiste loonbetalingen én profiteren van fiscale voordelen. Toch sluipen hier vaak fouten in – soms met vervelende boetes of financiële gevolgen.

In deze blog zetten we de 5 grootste valkuilen op een rij én vertellen we hoe je ze voorkomt.

1. Onvolledige personeelsdossiers

Een arbeidsovereenkomst in de la is niet genoeg. In een compleet personeelsdossier horen onder andere:

kopie ID-bewijs
arbeidsovereenkomst
loonbelastingverklaring
eventuele wijzigingen in arbeidsvoorwaarden
verzuimregistratie

Waarom belangrijk?

Bij een controle door de Belastingdienst of Inspectie SZW moet je kunnen aantonen dat alles klopt.

2. Verkeerde toepassing van cao’s

Veel bedrijven denken dat de cao alleen van toepassing is als ze lid zijn van een brancheorganisatie. Maar een cao kan algemeen verbindend zijn verklaard en dan geldt hij ook voor niet-leden. Een veelgemaakte fout is het toepassen van een verkeerd loongebouw of het vergeten van toeslagen.

3. Geen gebruikmaken van subsidiemogelijkheden

Jaarlijks lopen bedrijven duizenden euro’s mis omdat ze niet op de hoogte zijn van regelingen zoals:

Loonkostenvoordelen (LKV)
Subsidieregeling Praktijkleren
No-riskpolis bij ziekte

Een gemiste kans – want deze regelingen verlagen je loonkosten aanzienlijk.

4. Onjuiste verzuimregistratie

Een werknemer meldt zich ziek. Maar wat registreer je? Vanaf welke dag meld je dit bij het UWV? Hoe zit het met wachtdagen of een loonsanctie? Onjuiste verzuimadministratie kan leiden tot boetes of het mislopen van vergoedingen.

5. Foutieve berekeningen in loonadministratie

Een verkeerde berekening van vakantiegeld, overuren of transitievergoedingen kan leiden tot claims van werknemers of naheffingen van de Belastingdienst. Zeker bij complexe situaties zoals overwerktoeslagen of meerdere dienstverbanden binnen één jaar, gaat het vaak mis.

Hoe voorkom je deze valkuilen?

✔ Investeer in kennis – of werk samen met een specialist.
✔ Laat je administratie periodiek controleren.
✔ Zorg dat je up-to-date bent over regels en subsidies.

Bij AVPS helpen we bedrijven dagelijks om fouten te voorkomen én kosten te besparen. Van personeelsdossiers tot loonadministratie en subsidieaanvragen: wij staan naast je.

Meer weten? Neem contact met ons op en laat je personeelsadministratie eens grondig checken. Het kan je duizenden euro’s besparen.

Informatie aanvragen?

Heb je vragen over salarisadministratie, HR of wil je meer informatie over onze diensten?

Neem gerust contact met ons op — we helpen je graag verder.

Bel ons op 0594-549794

Of vul dit formulier in, dan bellen wij jou zo snel mogelijk terug.

Wat we nog meer voor je kunnen oplossen

Ontdek onze aanvullende diensten voor administratie, personeel en advies – alles helder geregeld, precies zoals je van ons gewend bent.

Diensten voor bedrijven

Een goed georganiseerde salarisadministratie vormt de basis van elke gezonde organisatie. Of je nu een klein bedrijf runt of meerdere vestigingen hebt — wij denken mee, nemen werk uit handen en zorgen voor overzicht.

Omdat personeelszaken verder gaan dan cijfers, kun je bij AvPS ook terecht voor HR-ondersteuning. Van contractbeheer tot verlofregistratie — wij helpen je met de praktische én menselijke kant van personeelsadministratie.

Met AvPS heb je het hele jaar door rust, overzicht en zekerheid: alles netjes geregeld.

Diensten voor accountants- en administratiekantoren

Als accountants- of administratiekantoor wil je je klanten de beste service bieden — zonder dat de loonadministratie onnodig veel tijd opslokt.

AvPS neemt die zorg uit handen met betrouwbare salarisverwerking, actuele kennis van cao’s en complete ondersteuning bij personeelsvraagstukken.

We bieden ondersteuning bij onder andere arbeidsovereenkomsten, verlof en verzuim, en personeelsadvies.

Nieuws & Actueel

De wereld van salarisadministratie en HR verandert razendsnel. Saai? Niet voor ons!

Nieuwe wetgeving, cao’s, loonheffingen en digitale innovaties volgen elkaar voortdurend op.

Bij AvPS houden we deze ontwikkelingen scherp in de gaten — en delen we ze actief via onze Nieuws & Actueel-pagina.

Met AvPS ben je altijd goed geïnformeerd, goed voorbereid en professioneel ondersteund — 365 dagen per jaar.

Zij kozen ook voor AvPS

Gebaseerd op 14 reacties

De Jong

Wij werken inmiddels geruime tijd samen met AvPS voor onze salarisadministratie, en dat naar volle tevredenheid. Alles wordt tot in de puntjes verzorgd: loonstroken zijn altijd op tijd, mutaties worden snel verwerkt en de communicatie verloopt soepel.

Het team van AvPS is vriendelijk, deskundig en betrokken. Ze denken actief mee bij ingewikkelde vragen en komen met heldere oplossingen. Dat persoonlijke contact en de betrouwbaarheid maken voor ons echt het verschil.

Dankzij AvPS weten we zeker dat onze salarisadministratie goed geregeld is — zorgeloos, accuraat en volgens de regels. Een fijne samenwerking waar we elke maand opnieuw profijt van hebben!

Bolt

Wij laten onze salarisadministratie volledig verzorgen door AvPS en zijn daar erg tevreden over. Vanaf het begin is de samenwerking duidelijk, professioneel en betrouwbaar. Alles wordt tijdig en nauwkeurig geregeld, waardoor wij er zelf geen omkijken meer naar hebben.

Wat wij vooral waarderen, de medewerkers van AvPS denken echt mee, geven deskundig advies en zijn altijd bereid om mee te kijken bij specifieke situaties. Dat geeft veel vertrouwen.

Kortom: AvPS zorgt ervoor dat onze salarisadministratie zorgeloos, overzichtelijk en goed geregeld is. Wij kunnen hen dan ook van harte aanbevelen aan andere ondernemers!

Schriemer

Wij zijn erg tevreden over de samenwerking met AvPS. De salarisadministratie wordt altijd correct, snel en met veel zorg uitgevoerd. Het team is deskundig en houdt ons goed op de hoogte van veranderingen in wetgeving of cao’s, zodat wij nooit voor verrassingen komen te staan.

Bij vragen krijgen we altijd snel een reactie, en er wordt echt met ons meegedacht om de administratie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

AvPS neemt ons veel werk uit handen en zorgt ervoor dat wij ons kunnen richten op onze eigen bedrijfsvoering. Wij ervaren de samenwerking als betrouwbaar, transparant en prettig.

Een partij die doet wat ze belooft — en dat maakt AvPS voor ons een waardevolle partner!

Bereic

Voor onze salarisadministratie werken wij samen met AvPS, en dat bevalt uitstekend. Vanaf het eerste contact merkten we dat AvPS meedenkt, zorgvuldig werkt en zijn afspraken nakomt. Alles wordt helder uitgelegd, en de processen verlopen soepel en professioneel.

Of het nu gaat om een vraag tussendoor of advies over een specifieke situatie — er wordt altijd tijd gemaakt om mee te denken.

Dankzij AvPS verloopt onze salarisadministratie zorgeloos en foutloos, en weten we zeker dat alles op tijd en volgens de regels wordt verwerkt. Dat geeft rust en vertrouwen.

Wij raden hen van harte aan aan andere bedrijven die hun salarisadministratie goed geregeld willen hebben!

Over AvPS

AvPS verandert loonstress in loonsucces – elke dag van het jaar. Als administratiekantoor voor personeels- en salarisadministratie staan wij klaar voor bedrijven, accountants- en administratiekantoren die hun processen slimmer, sneller en zorgelozer willen regelen.

Met onze moderne salarissoftware en professionele ondersteuning loopt jouw administratie soepel door, ook buiten kantooruren en tijdens drukke periodes. Zo ben je altijd up-to-date en verzekerd van continuïteit.

Steek over naar AvPS – waar salarisadministratie 365 dagen per jaar goed geregeld is.