Het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, ook wel loonbelastingverklaring of loonheffingsformulier genoemd, is het formulier waarmee een nieuwe werknemer zijn persoonlijke gegevens aan de werkgever doorgeeft. Op hetzelfde formulier geeft de werknemer aan of de werkgever de loonheffingskorting moet toepassen. Een fout op dit formulier leidt tot een verkeerde inhouding van loonheffing. In dit artikel lees je wat er op het formulier staat, wat er in 2026 is veranderd en hoe je fouten voorkomt.
Nauwkeurig werken bij het invullen van formulier is essentieel om fouten en onnodige kosten te voorkomen.
In de dagelijkse praktijk zien wij dat werkgevers het vaak lastig vinden om elk detail juist in te vullen. Juist daarom is het van belang dat je precies weet wat er gevraagd wordt en welke gegevens essentieel zijn. Heb je weleens stilgestaan bij de gevolgen van een verkeerd ingevuld formulier?
Bij Avps ondersteunen wij mkb-bedrijven dagelijks met hun salarisadministratie. Wij zorgen ervoor dat alle loonmutaties zorgvuldig worden verwerkt en nagekeken voordat ze verzonden worden. Daardoor blijven fouten tot een minimum beperkt. In dit artikel bespreken we hoe jij ook zonder zorgen je model opgaaf kunt invullen en veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden. Onze tips helpen jou om de administratie soepel te laten verlopen, zodat je meer tijd hebt voor wat echt belangrijk is: jouw onderneming!
Wat is het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen?
Een werkgever moet loonheffing (loonbelasting en premie volksverzekeringen) inhouden op het loon. Daarvoor heeft hij gegevens van de werknemer nodig, zoals naam, adres, burgerservicenummer en geboortedatum. De werknemer vult die gegevens in op het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen en levert het formulier in bij de werkgever.
Het formulier is dus geen aangifte en gaat niet naar de Belastingdienst. De werkgever gebruikt de gegevens voor de loonadministratie en controleert de identiteit van de werknemer aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Levert een werknemer het formulier niet in, dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen: het hoogste tarief, zonder loonheffingskorting.
Loonheffingskorting aan- of uitzetten
Op het formulier kiest de werknemer of de werkgever de loonheffingskorting moet toepassen. De Belastingdienst is daar duidelijk over: de loonheffingskorting mag maar op één inkomen tegelijk worden toegepast. Heeft iemand meerdere werkgevers, een uitkering of pensioen, dan kiest hij één van die inkomens. Of een werkgever de korting al toepast, is te zien op de loonstrook.
Wil een werknemer de loonheffingskorting stoppen of naar een andere werkgever verplaatsen, dan vult hij een nieuw formulier in. Meer uitleg staat op de pagina Loonheffingskorting toepassen of stoppen van de Belastingdienst.
Het formulier downloaden: gebruik altijd de actuele versie op belastingdienst.nl: Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Voor studenten en scholieren bestaat een aparte versie.
Wat is er in 2026 veranderd aan het formulier?
In augustus 2026 heeft de Belastingdienst de formulieren aangepast. Het doel is voorkomen dat werknemers de loonheffingskorting dubbel laten toepassen. De belangrijkste wijzigingen:
- De vragen over de loonheffingskorting zijn verduidelijkt.
- De toelichting legt uit hoe een werknemer kan controleren of een andere werkgever of uitkeringsinstantie de loonheffingskorting al toepast.
- Op het formulier staat hoe een werknemer het toepassen van de loonheffingskorting bij een werkgever kan stopzetten.
Gebruik je nog een oude versie van het formulier? Vervang die bij nieuwe medewerkers door de versie van de Belastingdienst.
Wat vult de werknemer in?
De werknemer vult het formulier zelf in, niet de werkgever. Het formulier vraagt om:
- Persoonlijke gegevens: naam, burgerservicenummer (BSN), adres en geboortedatum.
- Loonheffingskorting: of de werkgever de loonheffingskorting moet toepassen, en vanaf welke datum.
- Datum en handtekening.
De werknemer levert het formulier in bij indiensttreding, in elk geval vóór de eerste loonbetaling. Verandert de keuze voor de loonheffingskorting later, dan vult de werknemer een nieuw formulier in.
Wat controleert de werkgever?
De werkgever stelt de identiteit van de werknemer vast aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs: een paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een verblijfsdocument. Een rijbewijs is hiervoor niet geldig. Neem een kopie van het identiteitsbewijs op in de loonadministratie.
Controleer daarnaast of het formulier volledig is ingevuld en ondertekend, en of het BSN overeenkomt met het identiteitsbewijs. Pas de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer daar op het formulier voor heeft gekozen.
Hoe bewaar je het formulier?
Bewaar het ingevulde formulier bij de loonadministratie, samen met de kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer. Welke stukken in het personeelsdossier horen en hoe lang je ze bewaart, lees je in ons artikel Personeelsdossier: dit is verplicht en dit mag er juist niet in.
Voor aanvullende informatie over loonheffingen kun je terecht bij Loonheffing uitleg werkgever: hoe werkt het precies in 2026.
Veelgemaakte fouten bij de model opgaaf
- Loonheffingskorting bij twee werkgevers. De korting mag maar op één inkomen worden toegepast. Gebeurt het toch bij twee werkgevers, dan wordt er te weinig loonheffing ingehouden en moet de werknemer dat later terugbetalen via de aangifte inkomstenbelasting.
- Een verkeerd of ontbrekend BSN. De gegevens in de aangifte loonheffingen kloppen dan niet en komen niet goed bij de Belastingdienst terecht.
- Geen identiteitscontrole of geen kopie bewaard. Kan de werkgever bij een controle niet laten zien dat de identiteit is vastgesteld, dan kan de Belastingdienst alsnog het anoniementarief toepassen.
- Een oude versie van het formulier. Sinds augustus 2026 is er een nieuwe versie met duidelijkere vragen over de loonheffingskorting. Gebruik die bij nieuwe medewerkers.
- Het formulier te laat ontvangen. Zonder ingevuld formulier moet de werkgever het anoniementarief toepassen.
Wat doe je als er iets fout is gegaan?
Laat de werknemer een nieuw formulier invullen met de juiste gegevens of keuze. De werkgever past de loonheffing vanaf dat moment aan. Heeft de werknemer over de afgelopen periode te veel of te weinig loonheffing betaald, dan wordt dat verrekend in zijn aangifte inkomstenbelasting.
Is er een fout gemaakt in de aangifte loonheffingen zelf, bijvoorbeeld door een verkeerd BSN, dan corrigeert de werkgever die aangifte. Meer over hoe loonheffing werkt lees je in Loonheffing uitleg werkgever: hoe werkt het precies in 2026.
Veelgestelde vragen
-
Moet een nieuwe werknemer de model opgaaf invullen?
Ja. Zonder ingevuld formulier moet de werkgever het anoniementarief toepassen: het hoogste tarief, zonder loonheffingskorting.
-
Mag een werknemer bij twee werkgevers loonheffingskorting krijgen?
Nee. De loonheffingskorting mag maar op één inkomen tegelijk worden toegepast. Heeft iemand meerdere werkgevers of een uitkering, dan kiest hij één van die inkomens.
-
Is een loonbelastingverklaring hetzelfde als het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen?
Ja. Loonbelastingverklaring en loonheffingsformulier zijn andere namen voor hetzelfde formulier.
-
Moet de werkgever het formulier naar de Belastingdienst sturen?
Nee. De werkgever bewaart het formulier in de loonadministratie, samen met de kopie van het identiteitsbewijs.
Zo voorkom je fouten
- Laat elke nieuwe medewerker de actuele versie van het formulier invullen vóór de eerste loonbetaling.
- Controleer het identiteitsbewijs en bewaar een kopie in de loonadministratie.
- Vraag bij een tweede baan of uitkering na waar de loonheffingskorting al wordt toegepast.
- Laat bij een gewijzigde keuze een nieuw formulier invullen.
Wil je dit niet zelf bijhouden? Lees wanneer het zinvol is je salarisadministratie uit te besteden.
Twijfel je over de loonheffingskorting bij een nieuwe medewerker? Neem contact op met AvPS, dan kijken we met je mee.