Werkkostenregeling (WKR): Administratieve verplichtingen en aandachtspunten

Maart 2025

Werkkostenregeling (WKR): Administratieve verplichtingen en aandachtspunten

De Werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk onderdeel van de fiscale wetgeving voor werkgevers. Het stelt organisaties in staat om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij te geven, mits deze binnen de vrije ruimte vallen. De Belastingdienst controleert streng op de correcte toepassing van de WKR en de administratieve verplichtingen die hierbij komen kijken. In deze blog bespreken we de belangrijkste aspecten van de WKR en geven we inzicht in het administratieve proces.

Welke arbeidsrelaties vallen onder de WKR?

De WKR geldt voor alle werknemers in loondienst, inclusief:

Vaste medewerkers
Oproepkrachten en tijdelijke krachten
DGA’s (Directeur-Grootaandeelhouders), tenzij zij geen regulier loon ontvangen
Werknemers met een fictieve dienstbetrekking (zoals commissarissen en stagiairs in sommige gevallen)

Let op: Zelfstandigen zonder dienstverband en externe inhuurkrachten vallen niet onder de WKR.

Het administratieve proces

Om de WKR correct toe te passen, moeten werkgevers een goed administratief proces opzetten. De Belastingdienst controleert op:

Correcte registratie van vergoedingen en verstrekkingen
Onderbouwing van de aanwijzing als loon of binnen de vrije ruimte
Toepassing van de juiste vrijstellingen
Tijdige afdracht van eindheffing indien de vrije ruimte wordt overschreden
Een overzichtelijke administratie voorkomt naheffingen en boetes.

Vrijstellingen binnen de WKR

Bepaalde kosten vallen buiten de WKR en kunnen belastingvrij worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn:

Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer
Maaltijden bij overwerk en dienstreizen
Gereedschappen en ICT-middelen die noodzakelijk zijn voor het werk
Arbovoorzieningen op de werkplek

Gebruikelijkheidstoets

Een vergoeding of verstrekking mag niet als vrije ruimte worden aangewezen als deze niet gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert een grens van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als richtlijn voor wat als ‘gebruikelijk’ wordt beschouwd.

Doelmatigheidsgrens (€ 2.400,-)

Dit bedrag wordt als veilige marge gezien binnen de gebruikelijkheidstoets. Bij hogere bedragen moet de werkgever kunnen onderbouwen waarom de verstrekking of vergoeding binnen de WKR past.

Kleine geschenkenregeling

Kleine geschenken die worden gegeven vanuit een persoonlijke betrokkenheid (bijvoorbeeld bij ziekte of een jubileum) en een bescheiden waarde hebben, vallen buiten de WKR.

Jurisprudentie en WKR

Diverse rechtszaken hebben verduidelijkt hoe de WKR in de praktijk wordt toegepast. Belangrijke uitspraken gaan over:

De reikwijdte van de gebruikelijkheidstoets
De bewijslast bij overschrijding van de vrije ruimte
De interpretatie van zakelijke versus persoonlijke verstrekkingen

Cafetariaregeling (IKB/PKB/Uitruilen arbeidsvoorwaarden)

Met een cafetariaregeling kunnen werknemers hun bruto salaris inruilen voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen, zoals een fiets of aanvullende pensioenregeling. Dit kan fiscale voordelen opleveren en is mogelijk binnen de WKR, mits de regels correct worden gevolgd.

Werkkostenbegroting: meten is weten

Een goed inzicht in de vrije ruimte helpt werkgevers om onaangename verrassingen te voorkomen. Dit kan door:

Een jaarlijkse werkkostenbegroting op te stellen
Regelmatig de benutting van de vrije ruimte te controleren
Kosten tijdig bij te sturen om een overschrijding te voorkomen

Thuis- en hybride werken

Sinds de coronapandemie zijn veel werkgevers flexibeler geworden met thuiswerken. De Belastingdienst biedt hiervoor speciale regelingen, zoals:

Een belastingvrije thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,40 per dag (2024)
Kostenvergoedingen voor arbovoorzieningen en ICT-middelen die nodig zijn voor thuiswerken

Aanwijzen als loon of vrije ruimte: praktijkvoorbeelden

Een werkgever kan een vergoeding of verstrekking aanwijzen als loon of onder de vrije ruimte laten vallen. Enkele voorbeelden:

Laptop (noodzakelijk voor werk) → Vrijgesteld
Kerstpakket → Vrije ruimte
Reiskostenvergoeding tot € 0,23/km → Vrijgesteld
Bedrijfsfeest op externe locatie → Vrije ruimte

De WKR biedt veel mogelijkheden, maar een goede administratie en naleving van de regels zijn cruciaal. Door het opstellen van een werkkostenbegroting, toepassing van de juiste vrijstellingen en naleving van de gebruikelijkheidstoets kunnen werkgevers optimaal gebruikmaken van de regeling zonder fiscale risico’s te lopen.

Voor meer informatie en specifieke regels omtrent vorstverlet? Neem dan contact met ons op.

Informatie aanvragen?

Heb je vragen over salarisadministratie, HR of wil je meer informatie over onze diensten?

Neem gerust contact met ons op — we helpen je graag verder.

Bel ons op 0594-549794

Of vul dit formulier in, dan bellen wij jou zo snel mogelijk terug.

Wat we nog meer voor je kunnen oplossen

Ontdek onze aanvullende diensten voor administratie, personeel en advies – alles helder geregeld, precies zoals je van ons gewend bent.

Diensten voor bedrijven

Een goed georganiseerde salarisadministratie vormt de basis van elke gezonde organisatie. Of je nu een klein bedrijf runt of meerdere vestigingen hebt — wij denken mee, nemen werk uit handen en zorgen voor overzicht.

Omdat personeelszaken verder gaan dan cijfers, kun je bij AvPS ook terecht voor HR-ondersteuning. Van contractbeheer tot verlofregistratie — wij helpen je met de praktische én menselijke kant van personeelsadministratie.

Met AvPS heb je het hele jaar door rust, overzicht en zekerheid: alles netjes geregeld.

Diensten voor accountants- en administratiekantoren

Als accountants- of administratiekantoor wil je je klanten de beste service bieden — zonder dat de loonadministratie onnodig veel tijd opslokt.

AvPS neemt die zorg uit handen met betrouwbare salarisverwerking, actuele kennis van cao’s en complete ondersteuning bij personeelsvraagstukken.

We bieden ondersteuning bij onder andere arbeidsovereenkomsten, verlof en verzuim, en personeelsadvies.

Nieuws & Actueel

De wereld van salarisadministratie en HR verandert razendsnel. Saai? Niet voor ons!

Nieuwe wetgeving, cao’s, loonheffingen en digitale innovaties volgen elkaar voortdurend op.

Bij AvPS houden we deze ontwikkelingen scherp in de gaten — en delen we ze actief via onze Nieuws & Actueel-pagina.

Met AvPS ben je altijd goed geïnformeerd, goed voorbereid en professioneel ondersteund — 365 dagen per jaar.

Zij kozen ook voor AvPS

Gebaseerd op 14 reacties

De Jong

Wij werken inmiddels geruime tijd samen met AvPS voor onze salarisadministratie, en dat naar volle tevredenheid. Alles wordt tot in de puntjes verzorgd: loonstroken zijn altijd op tijd, mutaties worden snel verwerkt en de communicatie verloopt soepel.

Het team van AvPS is vriendelijk, deskundig en betrokken. Ze denken actief mee bij ingewikkelde vragen en komen met heldere oplossingen. Dat persoonlijke contact en de betrouwbaarheid maken voor ons echt het verschil.

Dankzij AvPS weten we zeker dat onze salarisadministratie goed geregeld is — zorgeloos, accuraat en volgens de regels. Een fijne samenwerking waar we elke maand opnieuw profijt van hebben!

Bolt

Wij laten onze salarisadministratie volledig verzorgen door AvPS en zijn daar erg tevreden over. Vanaf het begin is de samenwerking duidelijk, professioneel en betrouwbaar. Alles wordt tijdig en nauwkeurig geregeld, waardoor wij er zelf geen omkijken meer naar hebben.

Wat wij vooral waarderen, de medewerkers van AvPS denken echt mee, geven deskundig advies en zijn altijd bereid om mee te kijken bij specifieke situaties. Dat geeft veel vertrouwen.

Kortom: AvPS zorgt ervoor dat onze salarisadministratie zorgeloos, overzichtelijk en goed geregeld is. Wij kunnen hen dan ook van harte aanbevelen aan andere ondernemers!

Schriemer

Wij zijn erg tevreden over de samenwerking met AvPS. De salarisadministratie wordt altijd correct, snel en met veel zorg uitgevoerd. Het team is deskundig en houdt ons goed op de hoogte van veranderingen in wetgeving of cao’s, zodat wij nooit voor verrassingen komen te staan.

Bij vragen krijgen we altijd snel een reactie, en er wordt echt met ons meegedacht om de administratie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

AvPS neemt ons veel werk uit handen en zorgt ervoor dat wij ons kunnen richten op onze eigen bedrijfsvoering. Wij ervaren de samenwerking als betrouwbaar, transparant en prettig.

Een partij die doet wat ze belooft — en dat maakt AvPS voor ons een waardevolle partner!

Bereic

Voor onze salarisadministratie werken wij samen met AvPS, en dat bevalt uitstekend. Vanaf het eerste contact merkten we dat AvPS meedenkt, zorgvuldig werkt en zijn afspraken nakomt. Alles wordt helder uitgelegd, en de processen verlopen soepel en professioneel.

Of het nu gaat om een vraag tussendoor of advies over een specifieke situatie — er wordt altijd tijd gemaakt om mee te denken.

Dankzij AvPS verloopt onze salarisadministratie zorgeloos en foutloos, en weten we zeker dat alles op tijd en volgens de regels wordt verwerkt. Dat geeft rust en vertrouwen.

Wij raden hen van harte aan aan andere bedrijven die hun salarisadministratie goed geregeld willen hebben!

Over AvPS

AvPS verandert loonstress in loonsucces – elke dag van het jaar. Als administratiekantoor voor personeels- en salarisadministratie staan wij klaar voor bedrijven, accountants- en administratiekantoren die hun processen slimmer, sneller en zorgelozer willen regelen.

Met onze moderne salarissoftware en professionele ondersteuning loopt jouw administratie soepel door, ook buiten kantooruren en tijdens drukke periodes. Zo ben je altijd up-to-date en verzekerd van continuïteit.

Steek over naar AvPS – waar salarisadministratie 365 dagen per jaar goed geregeld is.