Maart 2025
De Werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk onderdeel van de fiscale wetgeving voor werkgevers. Het stelt organisaties in staat om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij te geven, mits deze binnen de vrije ruimte vallen. De Belastingdienst controleert streng op de correcte toepassing van de WKR en de administratieve verplichtingen die hierbij komen kijken. In deze blog bespreken we de belangrijkste aspecten van de WKR en geven we inzicht in het administratieve proces.
De WKR geldt voor alle werknemers in loondienst, inclusief:
Let op: Zelfstandigen zonder dienstverband en externe inhuurkrachten vallen niet onder de WKR.
Om de WKR correct toe te passen, moeten werkgevers een goed administratief proces opzetten. De Belastingdienst controleert op:
Bepaalde kosten vallen buiten de WKR en kunnen belastingvrij worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn:
Een vergoeding of verstrekking mag niet als vrije ruimte worden aangewezen als deze niet gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert een grens van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als richtlijn voor wat als ‘gebruikelijk’ wordt beschouwd.
Dit bedrag wordt als veilige marge gezien binnen de gebruikelijkheidstoets. Bij hogere bedragen moet de werkgever kunnen onderbouwen waarom de verstrekking of vergoeding binnen de WKR past.
Kleine geschenken die worden gegeven vanuit een persoonlijke betrokkenheid (bijvoorbeeld bij ziekte of een jubileum) en een bescheiden waarde hebben, vallen buiten de WKR.
Diverse rechtszaken hebben verduidelijkt hoe de WKR in de praktijk wordt toegepast. Belangrijke uitspraken gaan over:
Met een cafetariaregeling kunnen werknemers hun bruto salaris inruilen voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen, zoals een fiets of aanvullende pensioenregeling. Dit kan fiscale voordelen opleveren en is mogelijk binnen de WKR, mits de regels correct worden gevolgd.
Een goed inzicht in de vrije ruimte helpt werkgevers om onaangename verrassingen te voorkomen. Dit kan door:
Sinds de coronapandemie zijn veel werkgevers flexibeler geworden met thuiswerken. De Belastingdienst biedt hiervoor speciale regelingen, zoals:
Een werkgever kan een vergoeding of verstrekking aanwijzen als loon of onder de vrije ruimte laten vallen. Enkele voorbeelden:
De WKR biedt veel mogelijkheden, maar een goede administratie en naleving van de regels zijn cruciaal. Door het opstellen van een werkkostenbegroting, toepassing van de juiste vrijstellingen en naleving van de gebruikelijkheidstoets kunnen werkgevers optimaal gebruikmaken van de regeling zonder fiscale risico’s te lopen.
Voor meer informatie en specifieke regels omtrent vorstverlet? Neem dan contact met ons op.